LƯU TRỮ HỒ SƠ BẰNG EXCEL

Việc quản lý công văn, hòa hợp đồng, văn phiên bản trong các đơn vị hành chính, các công ty là hết sức quan trọng. Quản lý tốt vẫn giúp họ làm vấn đề hiệu quả, tiết kiệm ngân sách thời gian, kiêng nhầm lẫn, không đúng sót, bảo vệ được trình từ thực hiện các bước cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh được xuất sắc hơn. Tuy nhiên hầu hết chúng ta không bao gồm sẵn phần mềm quản lý công việc này, mà bắt buộc tự làm chủ bằng Excel. Tiếp sau đây Học Excel Online vẫn hướng dẫn chúng ta cách thống trị công văn, hợpđồng trênExcel. Bọn họ cùng tò mò nhé:

1. Những quá trình cần làmđể quản lý công văn, hợpđồng

Văn bản, giấy tờ, hợpđồng gọi bình thường là văn bản trong doanh nghiệp, cơ quan có thể chia làm cho 3 các loại chính:

Công vănđến:Đối tượng từ bên ngoài gửi văn phiên bản tới cho cái đó tađể làm việcCông vănđi: chúng ta gửi văn phiên bản chođối tượng bên ngoàiVăn phiên bản nội bộ: áp dụng trong nội bộ, cácđối tượng bên phía trong doanh nghiệp, cơ quan

Dựa vàođặc trưng của các loại văn bạn dạng này, bắt buộc xác địnhđược quy trình, trình tự quản lí lý, bao gồm các thủ tục:

Tiếp nhận, biên soạn thảo, ban hànhLưu chuyển, ký,đóng dấu, nhờ cất hộ thư, bàn giaoLưu trữ, bảo quản, sao lưu

2. Cách triển khai trênExcel

Bước 1: xây dựng quy trình, sơđồ cai quản lý.

Bạn đang xem: Lưu trữ hồ sơ bằng excel

Đang xem: lưu trữ hồ sơ bằng excel

Việc lập sơđồ vẫn giúp họ xácđịnhđược trình trường đoản cú thực hiện, thứ tự tiến hành các các bước và thời hạn thực hiện. địa thế căn cứ vào sơđồ chúng ta sẽ biếtđược công việcđang xử trí tớiđâu, lúc nào hoàn thành, lưu trữ văn bảnởđâu.

Bước 2: Xây dựng hạng mục nhóm đối tượng người dùng cần quản lý

Trong công việc này bọn họ làm việc với rất nhiềuđối tượng:

Bên ko kể doanh nghiệp, cơ quan: đối tượngban hành công vănđến, đối tượng người sử dụng nhận công văn đi, cá nhân, tổ chức làđối tác ký kết kết hợpđồngBên vào doanh nghiệp, cơ quan: các phòng ban, các nhân viên

Để cai quản tốt thì chúng ta cần theo dõi cácđối tượng này theo danh sáchđểđảm bảo:


Không bị trùng lặpKhông mắc lỗi không đúng sót trong quá trình nhập tài liệu trênExcel

Danh sách rất có thể tổ chức bên trên 1 Sheet như sau:

*

Xây dựng hạng mục nhóm đối tượng người dùng cần quản lý

Bước 3: Mở các sổ làm chủ công văn đến, công văn đi, văn bạn dạng nội bộ

Mở các sổ quản lý công vănđến, công vănđi, văn bạn dạng nội bộ. Từng sổ mở trên 1 Sheet

Khi bao gồm phát sinh tương quan tới các loại văn phiên bản nào thì bọn họ sẽ tiến hành ghi sổ cho nhiều loại văn bảnđó.

Tùy theo yêu ước quản lý,đối tượng bắt buộc theo dõi mà chúng ta sẽ xácđịnhđược các chỉ tiêu, những tiêuđề cho những cột tài liệu trong bảng.

Ví dụ: chủng loại sổ thống trị công vănđi đang có kết cấu như sau:

*

Mở các sổ cai quản công văn đến, công văn đi, văn bạn dạng nội bộ.

Xem thêm: Liveshow Hải Ngoại Asia 59, Liên Khúc Nhạc Hải Ngoại Sôi Động

Trong mẫu mã sổ này hoàn toàn có thể thực hiện một số tính năng sau:

Việc thực hiện Data Validation đã giúp bọn họ thiết lậpđượcđiều kiện nhập dữ liệu vào trong Sổ, tránh các lỗi không nên sót trong quá trình nhập dữ liệu, giúp bọn họ quản lý tài liệu chính xác, không cần lo việc đề nghị sửa lỗi trong quy trình nhập.

Ví dụ như sau:

*

Lập sổ làm chủ công văn đến

Với từng trạng thái của Công vănđến, họ sẽ gồm thể tùy chỉnh trong công dụng Conditional formattingđểtựđộng thông tin công văn nàođang xử lý, công văn nào không xử lýđể chúng ta cũng có thể có chiến lược cho những vấn đề này.

Bước 4: Xây dựng cách làm tính mã văn thư

Mã văn thư tốt số hợpđồng là do thành phần quản lý văn thư, hành thiết yếu tự quyđịnh. Mặc dù nhiênđể thống nhấtđược văn bản này thì họ cần xây dựng công thức tính tựđộng, thống độc nhất vô nhị trong cục bộ Sổ quản lý công văn, hợpđồng.

Công thức thường áp dụng là:

Các hàm khác liên quan tớiđịnh dạng, ghép nối chuỗiđể hoàn toàn có thể rađược mã theoý muốn.

Trênđây là mọi nội dung chính những quá trình cần thực hện khi chúng ta muốn quản lý văn bản, hợpđồng, công văn giấy tờ trongExcel.