Quản lý email trong outlook 2010

Quản Trị Mạng - Có bao giờ bạn nghĩ về rằng bản thân quá mua trong việc làm chủ các thùng thư? bên cạnh đó khi technology tiến càng nhanh, ngày càng có nhiều email được “rót” vào trong áo quan thư của bọn chúng ta. Chúng ta cũng có thể nhận e-mail từ đồng nghiệp, chúng ta bè, đối tác, người thân trong gia đình trong mái ấm gia đình và những trang mạng thôn hội. Tất nhiên, rất nhiều những email trong những này bọn họ không buộc phải đến, thậm chí là không cần biết tới văn bản của nó. Tuy nhiên, những email thừa này sẽ không còn thể “định cư” trọn vẹn trong áo quan thư của chúng ta được nữa. Dưới đây là một số phương pháp thiết thực nhất nhằm sử dụng các tính năng của Outlook 2010 nhằm lấy lại quyền kiểm soát và điều hành hòm thư của bạn.

Bạn đang xem: Quản lý email trong outlook 2010

1: sử dụng hiển thị hội thoại


Conversation view - hiển thị hội thoại - là tính năng lạ trong Outlook 2010 có công dụng kết nối toàn bộ email vào trong 1 cuộc hội thoại giữa 2 hoặc nhiều người. Hội thoại này bao hàm cả thư gửi và nhận để chúng ta cũng có thể dễ dàng nhìn cục bộ hội thoại. Nhảy Conversation view bằng phương pháp kích vào thẻ View rồi kích tiếp Conversations. Tiếp đến, chọn Messages In Conversations để bắt đầu. Kế bên ra, bạn cũng có thể đặt một trong những lựa chọn khác, ví như Always Expand Conversations, trong list Conversations để thiết đặt hiển thị hội thoại theo cách bạn muốn.

2: Phớt lờ các hội thoại phiền nhiễu

Đã lúc nào bạn được gửi trao một hội thoại khiến cho bạn đề xuất ngạc nhiên? Hoặc có thể thành viên 2 đội nào đó đang bàn cãi cách cần sử dụng của dấu phẩy tuy vậy bạn lại sở hữu việc bắt buộc làm trong ngày. Chúng ta có thể phớt lờ một đối thoại và loại bỏ việc nhận các đăng mua “vô vị” sau này. Kích vào message ở đầu cuối của tin nhắn bạn có nhu cầu phớt lờ đi. Sau đó, kích vào thẻ home rồi kích tiếp vào Ignore vào mục Delete group. Một hộp thoại vẫn hiển thị, hỏi mục đích bạn muốn thực hiện. Kích vào Ignore Conversation để chấm dứt công việc.

*

3: Kích hoạt cai quản message cùng với Quick Steps

Quick Steps là tính năng vượt trội trong Outlook 2010, được cho phép bạn kích hoạt quá trình quản lý mail chỉ cách một cú kích. Chúng ta cũng có thể sử dụng Quick Steps với những chương trình - add To Calendar, lớn Manager, Done, Team E-mail, và Reply và Delete – nhằm ngay lập tức gửi message tới địa chỉ cửa hàng bạn muốn. Ko kể ra, bạn có thể tạo riêng cho bạn một Quick Steps bằng cách kích vào nút More vào Quick Steps gallery và lựa chọn Create New.

4: sản xuất file junk mail

Điều này có vẻ ngớ ngẩn,nhưng nó rất quan trọng đặc biệt để bắt buộc chuột bất cứ một junk message nào bạn nhận, chỉ mang đến Junk cùng kích vào Block Sender. Theo thời gian, file này sẽ khước từ các tệp tin của spam hoặc những người gửi khác bạn không muốn muốn. Như vậy, mục thư mang lại của các bạn sẽ không còn thư rác rến nữa.

5: Giúp các bước trở nên thuận lợi hơn với AutoArchive

Tất cả chúng ta khi muốn truy vấn nhanh một message đặc biệt quan trọng sẽ cảm giác không thoải mái và dễ chịu khi bắt buộc chờ Outlook tìm kiếm kiếm e-mail cũ vào một mớ những e-mail và cất nó vào file archive trên laptop hoặc hệ thống của công ty. Mặc dù nhiên, AutoArchive có thể giúp các bạn giữ cho áo quan thư mang đến được gọn gàng gang. Theo khoác định, AutoArchive sẽ ảnh hưởng tắt. Chúng ta có thể bật lại kỹ năng này với điều chỉnh setup của bạn bằng phương pháp kích vào thẻ thư mục rồi kích tiếp AutoArchive Settings trong mục Properties group. Trong thẻ AutoArchive, lựa chọn Archive This folder Using These Settings cùng điền “tuổi” cho các mục tin bạn muốn lưu trữ, nơi bạn có nhu cầu lưu trữ những mục tin sẽ cũ, với liệu bạn cũng muốn loại vứt những mục tin rất cần phải xóa sinh sống trong mục thư mang đến hay không. Sau khi đã chuyển ra rất nhiều lựa chọn, kích vào OK để lưu phần nhiều thay đổi.

Xem thêm: Cách Thay Đổi Số Điện Thoại Icloud Để Tăng Cường Bảo Mật Tài Khoản

*

6: ai đó đã tạo ra các rule?

Đôi lúc rule ko phải là 1 ý tưởng tồi, duy nhất là khi bạn muốn quản lý một vài lượng lớn e-mail và bạn cần phải sắp xếp chúng theo bạn nhận, theo dự án công trình hoặc theo người liên lạc. Bạn cũng có thể dễ dàng tạo thành các rule hoàn toàn có thể sắp xếp các message của bạn, để chúng ta cũng có thể đọc chúng chi tiết hơn hoặc cũng khá dễ dàng khi bạn có nhu cầu tìm kiếm một email nào đó. Bước đầu bằng việc kích vào message xuất phát từ 1 người gửi bạn có nhu cầu tạo rule nhằm quản lý. Sau đó, kích vào Rule trong thẻ trang chủ và chọn Create Rule. Điền hầu hết lựa lựa chọn đã được thiết kế sẵn (Message đến từ ai? mẫu subject ghi mẫu gì?) cùng chọn bạn có nhu cầu Outlook làm những gì với đầy đủ message này. Kích OK để tạo ra rule và Outlook sẽ bắt đầu thực hiện những mong muốn của người tiêu dùng với những e-mail message các bạn nhận sau này.

7: sa thải những email thừa

Outlook có nhiều lựa lựa chọn để chúng ta có thể cài đặt mail sau khi nhận mail. Một trong những message chúng ta thực sự không thích bỏ vào trong cỗ ván thư mãi mãi. Trong trường hợp này, hãy sử dụng: meeting invitations. Bạn cũng có thể yêu ước Outlook tự động xóa bất cứ một message bạn đã trả lời bằng phương pháp hiển thị hộp thoại Outlook Options (kích file > Options rồi kích tiếp vào thẻ Mail). Kéo chuột xuống trong khu vực Send Messages và kích vào Delete Meeting Requests & Notifications From Inbox After Receiving. Cuối cùng, kích vào OK để giữ gìn những biến hóa vừa tạo.

8: Dọn sạch toàn bộ mọi thứ

Bạn đã gồm một vỏ hộp thư đến nhỏ gọn chưa? Một nơi bạn cũng có thể vào thẳng một email bạn muốn mà không phải mất công tìm kiếm kiếm hoặc kéo loài chuột lâu? Bạn đã từng sắp xếp các message theo folder và loại bỏ hoàn toàn những e-mail bạn không đề nghị nữa?

Outlook bao gồm 1 số hào kiệt dọn dẹp, hoàn toàn có thể giúp bạn tạo một không khí rộng rãi trong quan tài thư tới. Chính sách này đưa ra cho mình 3 lựa chọn so với mục tin bạn có nhu cầu loại bỏ. Chúng ta cũng có thể loại quăng quật hội thoại đã làm được chọn, loại trừ folder bây giờ hoặc đào thải những folder và folder con (nghĩa là xóa toàn bộ). Khi kích vào công cụ, Outlook sẽ cho mình biết nó đang tiến hành xóa hầu như message không thể dùng đến nữa với cho nó vào folder Deleted Items của bạn. Chúng ta cũng có thể thay thay đổi điều này bằng cách kích vào Settings cùng điền thiết lập bạn mong muốn muốn. Sau đó, kích vào OK để xóa những thư điện tử bạn đã chắt lọc và đem lại được một chút khoảng không cho đa số mail sắp tới.

9: tìm kiếm kiếm hoàn hảo với filters

Mọi tín đồ cảm thấy mắc cỡ khi áp dụng Outlook filters vì họ nghĩ về nó có vô số vấn đề để rất có thể sử dụng thích đáng. Tuy nhiên, thực sự lại ngược lại. Giả dụ bạn để ý đến tới khoảng thời hạn bỏ ra để quét không hề ít message chỉ nhằm tìm kiếm một email bạn cần, bạn sẽ hiểu được giá trị của hiện tượng trên. Cỗ lọc vào Outlook để giúp đỡ bạn tra cứu kiếm đa số message đạt một trong những tiêu chuẩn. Ví dụ, chúng ta cũng có thể hiển thị nhanh phần nhiều message gồm tệp tin lắp kém, hoặc hầu hết message bạn đã gửi tặng một tín đồ nào đó, message tất cả chứa từ bỏ “petunia” nghỉ ngơi nội dung mặt trong,… sau khi đã chế tạo ra được setup cho phần nhiều message này, chúng ta cũng có thể làm bất kể điều gì với bọn chúng – xóa chúng, cho chúng vào trong một folder để nó không có thể làm rối vỏ hộp thư tới của bạn, hoặc bạn có thể in bọn chúng ra cùng dán chúng trước phương diện (rất ít tài năng xảy ra điều này). Bạn cũng có thể tìm thấy bộ lọc này trong phương pháp Filter email trong Find group của thẻ Home. Bạn có thể kích vào More Filters nhằm hiển thị thẻ tìm kiếm Tools để bạn có thể xem được tất cả những cỗ lọc.

10: phối kết hợp và kiểm soát

Điều này còn có vẻ khác lại nhưng nó thực sự giúp đỡ bạn tiết kiệm thời gian khi mang lại tài khoản Outlook 2010 toàn bộ các tài khoản email trên web của bạn. Bạn có thể dễ dàng cài đặt tài khoản của mình bằng phương pháp kích vào thẻ File và chọn địa chỉ cửa hàng Account làm việc giữa cái trên thuộc của thẻ Info trong hiển thị Backstage. Thực hiện theo các bước để thư điện tử có thể chuyển động chính xác. Sẽ có một thư mục email mới được chế tác ra, dành riêng cho tài khoản email trên website của bạn. Do vậy, bất cứ bao giờ bạn kiểm tra thư điện tử (hoặc Outlook tự động làm việc này), tất cả các thông tin tài khoản được đánh giá và các bạn sẽ không nên thoát ra để truy cập vào trang web mail nào, điền địa chỉ email cùng mật khẩu rồi tự mình kiểm tra email mới. Mặc dù vậy, vấn đề đó sẽ khiến cho bạn phải đối mặt với nhiều email hơn. Nhưng sau khi đọc hoàn thành 9 bước bên trên trong bài báo này, chắc chắn là rằng bạn đã có đủ kĩ năng để giải quyết với vấn đề này. Vì vậy là shop chúng tôi đã phía dẫn chúng ta cách làm chủ hòm thư đến trong Outlook 2010 tiện lợi hơn. ước ao rằng đông đảo 10 giải pháp trên sẽ ứng dụng với bạn.